Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: Januar 2026

1. Verantwortlicher

Für Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: [email protected]

2. Übersicht der Datenverarbeitung

Vocalis AI ist eine Enterprise-Plattform für KI-gestützte Voice Agents. Im Rahmen unserer Dienstleistung verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten: Name, Firma, Adresse, Kontaktdaten
• Vertragsdaten: Vertragsgegenstand, Laufzeit, Zahlungsinformationen
• Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, genutzte Funktionen, Log-Daten
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Korrespondenz, Support-Anfragen
• Audiodaten: Sprachaufnahmen im Rahmen der Voice Agent Nutzung
• Transkriptionsdaten: Textuelle Umwandlung von Sprachinhalten
• KI-generierte Daten: Antworten, Lead-Scores, Zusammenfassungen

Kategorien betroffener Personen

• Geschäftskunden (B2B) und deren Mitarbeiter
• Endnutzer, die mit den Voice Agents unserer Kunden interagieren
• Website-Besucher
• Interessenten und Kontaktpersonen

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Rechtsgrundlage	Anwendungsfall
Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung	Newsletter, Marketing, optionale Analysen
Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertragserfüllung	Bereitstellung der Plattform, Kundenkonto, Support
Art. 6 Abs. 1 lit. c – Rechtliche Verpflichtung	Aufbewahrungspflichten, Steuerdokumentation
Art. 6 Abs. 1 lit. f – Berechtigtes Interesse	IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Optimierung

4. Verarbeitung von Audiodaten & Sprache

4.1 Art der Audioverarbeitung

Unsere Plattform verarbeitet Audiodaten in folgenden Schritten:

1. Audioaufnahme: Erfassung der Spracheingabe über WebSocket-Verbindung
2. Speech-to-Text (STT): Umwandlung der Audiodaten in Text mittels KI
3. KI-Verarbeitung: Analyse und Generierung einer Antwort
4. Text-to-Speech (TTS): Umwandlung der Textantwort in Sprache

4.2 Speicherung von Audiodaten

• Echtzeitverarbeitung: Audiodaten werden primär in Echtzeit verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert
• Transkripte: Die textuelle Umwandlung wird für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert
• Qualitätssicherung: In Ausnahmefällen können Audiodaten temporär für Debugging gespeichert werden (max. 48 Stunden)

4.3 Verantwortlichkeit bei Endnutzer-Daten

Wenn Endnutzer mit den Voice Agents unserer Geschäftskunden interagieren:

• Der Geschäftskunde ist Verantwortlicher für die Daten seiner Endnutzer
• Vocalis AI handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit jedem Geschäftskunden geschlossen

5. KI-gestützte Datenverarbeitung

Vocalis AI nutzt verschiedene KI-Technologien zur Bereitstellung seiner Dienste:

5.1 Eingesetzte KI-Dienste

Dienst	Anbieter	Zweck	Datenstandort
Speech-to-Text	Deepgram Inc.	Spracherkennung	USA
Large Language Model	OpenAI, Inc.	Konversations-KI	USA
Large Language Model	Anthropic PBC	Konversations-KI (Alternative)	USA
Text-to-Speech	Cartesia AI	Sprachsynthese	USA
Text-to-Speech	ElevenLabs Inc.	Sprachsynthese (Alternative)	USA/EU

5.2 Automatisierte Entscheidungsfindung

Unsere Plattform nutzt automatisierte Verarbeitung für:

• Lead-Scoring: Automatische Bewertung von Gesprächsqualität und Kaufinteresse
• Keyword-Erkennung: Identifikation relevanter Begriffe für Routing und Eskalation
• Sentiment-Analyse: Erkennung der Gesprächsstimmung

Diese automatisierten Entscheidungen haben keine rechtliche Wirkung auf natürliche Personen und dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Geschäftskunden.

5.3 KI-Training

Ihre Daten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet. Alle eingesetzten KI-Dienste verwenden vortrainierte Modelle. Es erfolgt kein Fine-Tuning mit Kundendaten.

6. Hosting und Infrastruktur

6.1 Server-Standort

Unsere Plattform wird auf Servern in der Europäischen Union gehostet:

6.2 Datenbanken

• PostgreSQL: Speicherung von Kunden- und Transaktionsdaten
• Redis: Temporäre Session-Daten und Caching

7. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und E-Mail-Adresse
• Inhalt der Nachricht
• Zeitpunkt der Anfrage
• IP-Adresse (bei Formularnutzung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation)

Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, bei Vertragsanbahnung gemäß handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Kundenkonto und Vertragsdaten

8.1 Registrierung

Zur Nutzung unserer Plattform ist die Erstellung eines Kundenkontos erforderlich. Dabei werden verarbeitet:

• Firmenname und Ansprechpartner
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Rechnungsadresse
• Zahlungsinformationen
• Gewählter Tarif und Nutzungsvolumen

8.2 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über:

• Stripe, Inc.: Kreditkartenzahlungen, SEPA-Lastschrift

Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten. Diese werden direkt bei Stripe verarbeitet.

9. Cookies und Tracking

9.1 Technisch notwendige Cookies

Folgende Cookies sind für den Betrieb der Website/Plattform erforderlich:

Cookie	Zweck	Speicherdauer
session_id	Session-Verwaltung	Session
auth_token	Authentifizierung	7 Tage
csrf_token	Sicherheit	Session
cookie_consent	Speicherung Ihrer Cookie-Präferenzen	1 Jahr

9.2 Analyse-Cookies (optional)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir folgende Analyse-Tools ein:

• Google Analytics 4: Website-Analyse (anonymisierte IP)
• Hotjar: Heatmaps und Session-Recordings (optional)

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unseren Cookie-Banner widerrufen.

10. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern zusammen:

Anbieter	Dienst	Datenkategorie	Standort
Hostinger	Server-Hosting	Alle Plattformdaten	EU
Deepgram	Speech-to-Text	Audiodaten	USA
OpenAI	LLM	Textdaten	USA
Cartesia AI	Text-to-Speech	Textdaten	USA
Stripe	Zahlungen	Zahlungsdaten	USA/EU
Brevo (Sendinblue)	E-Mail-Versand	E-Mail-Adressen	EU

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

11. Internationale Datenübertragung

Da einige unserer Dienstleister (insbesondere KI-Anbieter) in den USA ansässig sind, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA.

Schutzmaßnahmen

• EU-US Data Privacy Framework: Zertifizierte Anbieter (OpenAI, Stripe)
• Standardvertragsklauseln (SCCs): Gemäß EU-Kommissionsbeschluss 2021/914
• Ergänzende technische Maßnahmen: Verschlüsselung, Pseudonymisierung

12. Speicherdauer

Datenkategorie	Speicherdauer	Grundlage
Vertragsdaten	10 Jahre nach Vertragsende	Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Rechnungsdaten	10 Jahre	Steuerrechtliche Pflicht
Gesprächstranskripte	90 Tage (Standard) oder kundenspezifisch	Vertrag / berechtigtes Interesse
Audiodaten	Keine dauerhafte Speicherung	Echtzeitverarbeitung
Log-Dateien	30 Tage	IT-Sicherheit
Kontaktanfragen	3 Jahre nach letztem Kontakt	Berechtigtes Interesse

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

13.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

13.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

13.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

13.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

13.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.

13.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13.8 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder Aufenthaltsorts.

14. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• Verschlüsselung: TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• Authentifizierung: JWT-basierte Zugriffskontrolle, optional 2FA
• Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Berechtigungssystem
• Monitoring: 24/7 Überwachung und Anomalie-Erkennung
• Backups: Tägliche verschlüsselte Backups
• Penetrationstests: Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail informieren.

Stand: Januar 2026 | Version 1.0

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